最近うまくいっている仕事の進め方、タスク管理の方法がある。それは「タスクをこなさなきゃ」と考える時間を無くすことだ。 1日の中で「あのタスクをやらなきゃいけないのに・・・」とヤキモキしたり、「あのタスクをやらなきゃいけないけどやりたくないなあ後回しにしようかな」などと考える時間を減らすことがストレスを減らし、毎日前進している感じが得られる。タスク管理の方法はノートでも、アプリでもなんでもいい。
私にありがちなのは、ミーティングが1日に何個もある中で、ミーティングとミーティングの間の時間で何か進めようとすることだ。しかし、結局のところ時間が細切れすぎたり、割り込みが入ったりするので進まないし、ミーティングにも集中できない。そして1日が台無しになっているのは多すぎるミーティングのせいだと感じ、気が乗らなくて後回しにしてる仕事のことを考えたまま１週間も２週間も経過する。というようなことだ。
それに今対処してるルールは２つ
- タスクを進めない時間を決める
- １つの重要な仕事が終わるまで他のことをやらない
だ。当たり前すぎるけど、これを心底納得してできるようになって仕事が楽になった
タスクを進めない時間を決める
私の場合は9時〜16時はタスク（私の担当となってる宿題）を進めないと決めた。決めたので「やらなきゃ」と悩まなくて済み、ミーティングにも集中できるようになった。
そしてタスクはやると決めておいたに終わらせる。この時に大事なのはこの時間でやり切ることを決めて絶対に終わらせること。やらないと決めたタスクはいつやるか決めることで「先延ばしした」という気持ちを自分に残さないことだ。
私は時間を気にせず働いているのでタスクをやる時間は夜または早朝にしている。専用の時間を作ることで、以前は「今日は忙しかったからな」とタスクを進めるのをやめることがあったのが、なくなった。
１つの重要な仕事が終わるまで他のことをやらない
例えば、A. 気が重い人に伝えにくいことを伝えるタスク B. 郵便物を出しに行く という２つのタスクがあった時に、AをやってからBをやろうという話だ。当たり前だがBを先にやってしまうとBの間もAのことを考えることになる。気が重いから。
AとBの二つだけならいいけど、ABCDEFを５つやることがあるのにAを最後にするとBCDEFの間もAのことを考えることになる。1日の最後に持ってきたら1日中考えることになるし、家に持って帰ってしまったら家でも考えることになる。
これは気が重い仕事の時も考えるべきだし、数時間かかる仕事もそうだ。例えば３時間かかりそうな資料作りがある時は、もういっそ予定をキャンセルして３時間すぐに使って資料を作ったほうがいい。他の予定をキャンセルできないようならその資料は作らない方がいい。それぐらいの気持ちがいい。
以前の私は「今日は色々やることがあるから、まずは簡単そうなこの３つをやって、それが終わったらこの重要なものを絶対に今日終わらせるぞ」と考えていた。しかし実際は簡単そうな３つは時間がかかるし、その間にも割り込みがくるのだ。
そこで、「今日はたくさんやることがあるけど、私の能力はそんなに高くないし、集中力も低いので、この１つでもできたら十分だ。」と思って、さらに「１時間で終わりそうだけど、３時間はかかるなこれ」と見積もりも十分甘くしておくといい。
実際のところ毎日１つ重要な仕事が進むだけで生産性は全人類の上位３％に入るだろう。
まとめ
とても当たり前のことなのだけど、私の場合は欲張らずに考えることで仕事の進め方がシンプルになった。隙間時間を活用しようとか、1日に何個もこなそうとか、欲張った結果、成果が低かったのでした。
