toyoshi

日記です

オンラインアシスタントを使った作業のルーチン化

毎週金曜日に誰でも起業相談ができるというスピードミーティングというのを2年ぐらい続けています。もともとは知り合いなんかからの紹介が多かったのですが最近は検索エンジンからきたという人が増えてきました。

www.m15s.jp

これを続けてこられたことにオンラインアシスタントの協力というのが欠かせなかったので、今回どんなことをお願いしているのか紹介したいと思います。オンラインアシスタントの活用例として参考になればと思います。

お願いしているのは次の作業です

  • 募集ページの作成と公開
  • イベント前日のリマインド
  • 参加者へのアンケート

全体

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募集ページの作成と公開

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Slackで日程調整をします

月末が近づいてきたら募集ページの作成をしてもらうようにお願いをしています。基本的に毎週金曜日開催しているのですが、私の都合が悪い時もあるので日程を調整して作成に取り掛かるようにしてもらっています。 合わせてイベントページを公式サイトで告知するためのブログ記事も作成してもらいます。最初は下書きを私が確認して公開という流れでしたが、私の確認が遅いことがあるので先に公開してしまって事後で確認するという流れに変更しました。

また参加者にはアンケートに回答してもらっているのでアンケートの内容をイベントページに取り入れてもらうようにしています。

アンケートの内容はたまに否定的な内容もありますが、いちいちチェックして公開するのが遅れたりするのが嫌なので、機械的に公開するようにしています。アシスタントに依頼すれば除外もしてくれると思いますが、これは仕事ではなく私製の公共活動なのでそのままでやっています。

そして、こんなページが公開されます。

イベント前日のリマインド

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Slackで教えてもらえる。いちいちイベントページを見に行かなくて良いので非常に楽。同時にTrelloのカードも作成されている。

イベント前日には参加者の人数と相談内容をチャットでリマインドしてもらうようにしています。参加者のことはそれらのカードを作ってもらっていて、そこで私が内容を確認するとともに相談内容をメモできるようにしています。これが2回目3回目の相談の時もすぐに以前の相談の内容が確認できるカルテのような役目をしてくれます。

参加者へのアンケート

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参加者にはフィードバックをもらう。2回目の人などには不要なので送る人の確認をしてもらう。

イベントが終わったら Google フォームで作った参加者へのアンケートを送信してもらっています。

まとめ

イベントの始まりの部分と、フィードバックを受けるというところをアシスタントに協力してもらうことで半自動的に継続ができ、 PDCA が回るような仕組みができました。もし私一人でやっていればついイベントページを作るのを後回しにしてしまったり、アンケートメールも面倒くさくてやめてしまっていたかもしれません。 たんなるタスクお願いするというより、私自身を動かすトリガーとなったり、この取り組みについて情報が蓄積されたり改善されたりする方向に 協力してもらえてるのがとても気に入っています。今後もアシスタントと一緒に取り組みながらより良い活動にしていければと思います。