プロジェクトを完了させるための最低必要な2つのツールと行動

プロジェクトを立ち上げて、実行し、完了させる。プロジェクトの進行や管理といった手法には色々な方法がありますが、私が最低限必要だと思う二つのツールと二つの行動を紹介します。

大事なのは情報の格差をなくし、目的を明確にすることで全員が自分の頭で考えれるようにすること。後は定例ミーティングや、簡単な報告といった形でプロジェクトの推進力がなくならないようにすることかなと思います。

esa、Qiita:Team、Kibela、Scrapboxのようなプロジェクト関係者全員が閲覧でき、編集ができるドキュメント管理ツールです。プロジェクトの目的や、議事録といったものを残していきます。

ポストイットと模造紙を使った物理的なかんばんや、Trelloのようなオンラインかんばんサービスです。1週間や2週間単位のタスクを記録し、その進捗状況を見える化します。

最低限

ぐらいの4つぐらいの状態の管理からスタートすればよいと思います。

何のためにそのプロジェクトをして、いつまでに何ができたらプロジェクトが成功なのかを定義して明文化しておきます。ステークホルダーはもちろん関係者全員で合意することが大切です。

これは書籍「アジャイルサムライ」で紹介されているようなインセプションデッキのようなものをつくるのがよいですが、小さなプロジェクトなら「なんのために」「いつまでに」「(計測可能な結果が)どうなってるか」を箇条書きにするだけでも最初は十分です。

全員が完璧だったら定例というものは必要ないかもしれませんが、気持ちが乗らない時もきちんと進むように朝会や、週次でチェックポイントを設けます。

これらが 1ヶ月から3ヶ月ぐらいで終わるプロジェクトで必要な最低のセットかなと思います。これらを使ったプロジェクト進行はたとえばこんな感じです。

プロジェクトをやることが決まったらキックオフミーティングを開催し、全員でプロジェクトの目的と完了の定義について合意し、Wikiに記録します。定例のミーティング日程もここで決めます。
週に1回定例ミーティングを開いて、看板を使って各自がその一週間でやったこと、困っていること、次の一週間でやることについて話します。ここでも議事録をWikiに残します。
定例でプロジェクトの進行に遅れがあることがわかれば、必要に応じて人員を調整したり、目的に立ち返ってゴールを変更したりします。

プロジェクトのありがちな失敗パターンは、誰かが問題を一人で抱えていて最後の方でそれが分かったり、プロジェクトのゴールの定義が曖昧で、完了したつもりが全然必要とされていなかったものだったりといったことですが、この方法をきちんと運用すればそういうこともありません。

これは仕事上のプロジェクトだけではなく、家庭や友達などと一緒にするプロジェクトでも同じように使える方法なのでおすすめです。