スモールオフィスのペーパーレス化。あるいはmisocaを作ったわけ

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プリンタが嫌いな僕がフリーランス時代から実践してきたオフィスのペーパーレス化の方法の話です。
特にオフィスやプリンタ、FAXをもたないノマドワーカーの人に参考になればと思います。

目次

  • まえがき(スキップ可)
  • 送られてくる資料や請求書はscanしてすっきりしよう
  • 名刺はオンライン名刺管理サービスに任せよう
  • FAXの送受信はネットで完結させよう
  • 見積書・請求書の郵送・FAXはオンライン請求書管理サービスを使おう
  • それでもプリントが必要なときに使えるサービス

まえがき

僕はプリンタが大嫌いです。
理由はプリンタがインクと紙を消耗していくという性質をもっているからです。使っていれば確実に、コーラを飲むとゲップがでるぐらい確実に紙切れやインク切れといったトラブルに遭遇するからです。(だから無限に紙とトナーが存在すると考えることができるコンビニにあるプリンタは嫌いではない。)

だから僕はペーパーレス化(正しくはプリンタレス化)を進めて、最終的に既存の製品ではカバーできないフリーランス向けの請求書の発送という部分を自分で開発することになりました。こういうのもあるんだって感じで見てもらえるとうれしいです。

送られてくる資料や請求書はscanしてすっきりしよう

まずは簡単な相手から。
送られてくる請求書や仕事の資料はScanSnapでスキャンしてすぐに捨てるようにしています。
最初はiPhoneのScanアプリなどを試しましたが、スキャン後の保存などが面倒だったためワンタッチでスキャンするだけでよいScanSnapに落ち着きました。ScanSnapの良いところはカスタマイズ性の高さです。たとえば請求書用なら(片面・文字認識・請求書フォルダに保存・カラー・PDF形式)という設定をしておけば次からはボタンひとつ押すだけで請求書用のスキャンができます。ScanSnapは一番下のモデルを使っていますが、特に不便はありません。

FUJITSU ScanSnap S1500 Acrobat X 標準添付 FI-S1500-A

FUJITSU ScanSnap S1500 Acrobat X 標準添付 FI-S1500-A

名刺はオンライン名刺管理サービスに任せよう

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名刺管理は超簡単な名刺管理!|メイシーというオンライン名刺管理サービスを使っています。

最初はまじめにファイリングしていてすぐに挫折。次にiPhoneアプリを試し、ScanSnapも試しましたが認識精度の低さや、外出先から参照できないという理由でやめました。

メイシーは名刺を郵送するとメイシー側で入力の代行をしてくれて、ネット上で名刺を管理できるというサービスです。
なにより入力を一切しなくていいということが楽ですし、外出先でも携帯から名刺を検索できるのが嬉しいです。特に僕は記憶力が悪いのでイベントなどで会社名と顔だけ覚えている人にあったときはすぐにメイシーで検索しています。
他にも名刺管理サービスはありますが、僕はメイシーの入力が不要な点と、Webでの操作がすごくユーザのことが考えられ作りこまれている点が気に入っています。

FAXの送受信はネットで完結させよう

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FAXはInterFAXサービスというオンラインFAXサービスを使っています。

FAXの受信は割りと無いですといえばがっかりされるだけですが、どうしても送信しなくてはいけないときがあります。そんな時はコンビニに行くというのもいいですがやはり面倒くさいです。

InterFAXなら月額1000円で1枚35円(実測)ぐらいで送れます。PDFやWordのドキュメントなどをメールで添付で送るか、WebのUIから送信します。
WebのUIは最近できたのですが、送り状などもそこでつけられるので便利です。

見積書・請求書の郵送・FAXは請求書管理サービスを使おう

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請求書の郵送はサービスがなかったのでmisocaというオンライン請求書管理サービスを作りました。

最初はセブンイレブンのネットプリントを使って請求書を印刷して郵送していました。
これは悪い方法ではなかったのですが、請求書の中身にミスがあったときに再度コンビニに行くのが面倒なのと、封筒や切手はストックしておかないといけないので面倒でした。

そこでオンラインから郵送の代行をしてくれるサービスを探したのですが、手作業で送ってくれるようなところはあっても自動的に、しかも1通から送ってくれるようなサービスはありませんでした。そこでないのならとmisocaを作ることにしました。

misocaを使えば請求書はオンラインで郵送、見積書もFAXできるようになっています。

それでもプリントが必要なときに使えるサービス

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どうしても印刷の必要があるときはセブンイレブンのネットプリントを使っています。ネットやiPhone、USBなどからセブンイレブンで印刷ができるサービスです。特にiPhoneネットプリントのアプリを入れておけば、iPhoneDropboxのデータをプリント依頼するといったコンボ技もできるので外出中の強力な味方になります。
ネットプリントはなぜかUSBなどで原稿を持ち込むよりネット経由で入稿するほうが高いので注意)

他にもプリントだとキンコーズなども有名ですね。

まとめ

名刺の管理サービスも、スキャナも、misocaも使うと年間5万円ぐらいかかります。またプリンタが異常に嫌いというのは僕の特殊な事情です。
しかし、プリンタのインク代、紙代、切手代、封筒代などと冷静になってみると意外とコストがかかっているものです。
そして、フリーランサーなら特に紙を買いに行ったり、プリンタのインクを買いに行ったり、郵便局に投函しに行ったりという時間的なコストは無視できないと思います。

ペーパーレス、ペーパーレスといってもEvernoteなどは全然使っていなくて、すべてのことは手帳に書いて管理しています。全部を取り入れないにしても一度整理してみて考えてどちらがよさそうかバランスをみてみてはいかがでしょうか